Por que estar ocupado não quer dizer que você está sendo produtivo?

Muitas pessoas entendem que “estar ocupado” é algo digno de honra. Para eles, estar ocupado passa a impressão de que possuem tarefas importantes para concluir e que trabalham mais duro que qualquer pessoa para ganhar seu dinheiro. Esse tipo de pessoa costuma acreditar que quem possui tempo livre não está trabalhando tão duro quanto deveria.

Mas, isso não é verdade. Simplesmente por que estar ocupado não quer dizer que você sabe trabalhar de maneira eficiente. Pessoas extremamente ocupadas que constantemente alternam entre projetos na maioria das vezes pecam em organização e planejamento, o que pode aumentar o tempo necessário para concluir cada uma das tarefas. Ou seja, ser ocupado não é um sinal de sucesso.

Se isso te soa familiar temos certeza que esse artigo vai te interessar. Preparamos algumas razões que provam o porquê ser ocupado não quer dizer a mesma coisa que ser produtivo:

1 – Longas listas de prioridade:

Pessoas ocupadas possuem no geral uma lista longa de prioridades e sofrem para conseguir completar todas elas. Essas pessoas não sabem priorizar seus projetos e acabam sendo forçados a fazer várias tarefas de uma única vez. Uma lista longa de prioridades faz você ser menos produtivo e mais suscetível a erros.

Pessoas produtivas filtram suas listas de prioridades para garantir que elas são gerenciáveis. Isso permite que elas conduzam todas as tarefas ou projetos de maneira eficiente e sem atrasos. Quando você começa a trabalhar dessa maneira, vai se encontrar pontualmente com alguns minutinhos sobrando ao final do dia.

2 – Assumir mais projetos do que você pode conduzir:

Algumas pessoas gostam de ser aquele funcionário que todo mundo recorre por ajuda ou gostam de assumir mais tarefas e projetos que podem entregar. Eles não sabem dizer “não” e ponderam mal o quanto novas atividades vão impactar sua programação e produtividade.

Pessoas produtivas entendem o valor de se dizer não. Eles possuem uma agenda preparada previamente e não aceitam mudanças ou a adição de novas tarefas a não ser que seja algo extremamente urgente. Eles também avaliam com cuidado quanto tempo cada projeto tomaria antes de adicionar a sua lista de prioridades.

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3 – Múltiplas tarefas:

Executar múltiplas tarefas ao mesmo tempo reduzem sua produtividade em aproximadamente 25%. Isso também impactar o seu estresse e te deixar mais insatisfeito ao final do dia. Pessoas que fazem múltiplas tarefas ao mesmo tempo também estão mais suscetíveis a cometer erros e entregar resultados inferiores. Um estudo conduzido pela Microsoft confirmou que leva em geral 15 minutos para seu cérebro refocar em uma tarefa após ele ter sido distraído. Se você alternar entre duas tarefas você simplesmente vai levar mais tempo para conclui-las.

Profissionais produtivos focam em concluir uma tarefa por vez antes de seguirem para uma próxima. Por não serem distraídos enquanto estão executando a tarefa, eles podem completá-la rapidamente e eficientemente. Ao final do dia, essas pessoas completam mais tarefas e se sentem mais realizadas.

4 – Não delegam e não pensam em automatizar processos:

É bastante comum profissionais bastante experientes com medo ou insegurança de delegar tarefas. É natural que conforme uma empresa cresce seja necessário contratar novos funcionários e com isso algumas tarefas mais simples possam ser distribuídas. Chefes inseguros costumam centralizar grande parte dessas tarefas (mesmo que elas sejam irrelevantes para o seu escopo de trabalho e um mau uso do tempo) e isso acaba resultando em sobre carga de trabalho além de uma demonstração de falta de habilidade em priorizar tarefas.

Pense no caso de uma start-up que inicialmente possui uma única pessoa trabalhando no departamento de marketing digital. A empresa começa a crescer, as tarefas começam a aumentar e é natural que a empresa busque uma nova pessoa para auxiliar no dia-a-dia da área. Em um primeiro momento essa nova pessoa pode auxiliar em tarefas mais simples como o envio de e-mail marketing e com o tempo ir assumindo novas funções. Além de melhorar a execução das tarefas isso permite que cada pessoa do time foque no que é mais relevante para a empresa. Conforme a empresa cresce, essa segunda pessoa que foi recentemente contratada pode também começar a pensar em dar seus próximos passos e focar em novos desafios e, ao invés de gastar algumas horas por dia para realizar o envio de e-mail, pode estruturar alguns processos de produtividade para ganhar tempo e focar em novas iniciativas.

No geral, pessoas que falham em delegar e automatizar processos no geral acabam ficando sobrecarregadas e estressadas.

5 – Ficam desgastadas mais facilmente:

Pessoas ocupadas estão sempre com a agenda cheia e sempre com algum projeto “superimportante” em andamento. Eles não se permitem nenhum intervalo para refletir e respirar. Nesses contextos seu cérebro costuma ficar cansado e você vai começar a sentir isso na forma de estresse e exaustão. A maioria dos adultos conseguem ficar focados em uma única tarefa por volta de 20 minutos. Você pode estudar ou trabalhar por 90 minutos até que seu cérebro comece a divagar e perder concentração. Eventualmente isso vai te prejudicar.

Pessoas produtivas são cientes de suas limitações e dividem seu dia de maneira eficiente. Uma vez que terminam uma tarefa/projeto eles relaxam e dão um intervalo para refrescar sua mente antes de começar outra. Esses tipos de pessoa são capazes de manter níveis de energia elevados e trabalhar motivados o tempo todo, o que os faz mais produtivos.

6 – Ser focado no processo:

Pessoas ocupadas são geralmente bastante orientadas a processos e focam mais nos pequenos detalhes do que nos elementos principais. São perfeccionistas que gastam mais tempo que o necessário em qualquer projeto. Como resultado estão sempre estressados e ocupados. Não recebem nenhuma motivação do trabalho e de seus projetos e em pouco tempo perdem todo o entusiasmo.

Pessoas produtivas são orientadas a resultado e vão optar pela solução mais eficiente e confortável para suas metas. Não vão gastar tempo desnecessário com detalhes, pelo contrário, vão focar na qualidade dos resultados. Isso vai garantir que eles vão fazer suas coisas rapidamente e dentro do prazo. Eles também se sentem melhor ao trabalhar e ficam mais motivados ao final do dia.

A mensagem final é que você pode ser bem-sucedido, produtivo e dedicado sem estar sempre ocupado. Você apenas precisa planejar seu dia, aprender a como produtividade, delegar tarefas específicas e focar no seu desenvolvimento pessoal. Isso vai ajudar você a evitar o estresse e garantir que você possui um bom balanço entre trabalho e vida.

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*Publieditorial